Allgemeine Geschäftsbedingungen
Zertifizierung von Managementsystemen
SKZ – Cert GmbH
Stand: 1. April 2022
1. Geltungsbereich, Vertragsgegenstand
Die nachstehenden Bedingungen gelten unter Ausschluss etwaiger Allgemeiner Geschäftsbedingungen des Auftraggebers für die Begutachtung, Prüfung und Zertifizierung von Managementsystemen durch die SKZ - Cert GmbH sowie für die damit im Zusammenhang stehenden Informationsgespräche.
Gegenstand des Vertrages zwischen der SKZ - Cert GmbH und dem Auftraggeber ist insbesondere die Prüfung, ob das zu prüfende Managementsystem den jeweiligen Anforderungen der vereinbarten Prüfungsgrundlagen entspricht und gegebenenfalls die Erteilung bzw. Verwendung des entsprechenden Zertifikates der SKZ - Cert GmbH.
Sämtliche Angebote der SKZ - Cert GmbH sind freibleibend. Der Zertifizierungs- bzw. Testierungsvertrag kommt mit der Unterschrift der SKZ - Cert GmbH zustande.
2. Leistungsumfang
Die Grundlagen der Prüfung, insbesondere Managementnormen für Qualität, Umwelt, Energie und/oder Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit sowie der Umfang der angestrebten Zertifizierung/Testierung werden in dem schriftlichen Vertrag zwischen dem Auftraggeber und der SKZ - Cert GmbH festgelegt.
Änderungen oder Erweiterungen des Leistungsumfangs bedürfen einer gesonderten Vereinbarung in Textform. Soweit die Änderung oder Erweiterung den Aufwand der SKZ - Cert GmbH erhöht und/oder die Termineinhaltung gefährdet, kann die SKZ - Cert GmbH eine angemessene Erhöhung der Vergütung bzw. Verschiebung der Termine verlangen.
Ereignisse höherer Gewalt, die der SKZ - Cert GmbH die Leistung wesentlich erschweren oder unmöglich machen, berechtigen sie, ohne dass dem Auftraggeber hieraus Ansprüche
erwachsen, die Erfüllung ihrer Verpflichtungen, um die Dauer der Behinderung hinauszuschieben. Der höheren Gewalt stehen Streik, Aussperrung, Pandemie und ähnliche Umstände, von denen die SKZ - Cert GmbH mittelbar oder unmittelbar betroffen ist, gleich.
3. Anforderungen der Zertifizierung / Testierung
Die SKZ - Cert GmbH ist verpflichtet, den Anforderungen der DIN EN ISO /IEC 17021-1 und der Spitzenausgleich-Effizienzsystemverordnung – SpaEfV in der jeweils aktuellen Version sowie den Richtlinien der Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) nachzukommen.
Die SKZ - Cert GmbH verpflichtet sich, nur Auditoren einzusetzen, die den festgelegten Anforderungen hinsichtlich ihrer fachlichen Qualifikation, ihrer mehrjährigen Erfahrungen mit Managementsystemen und ihrer charakterlichen Eignung als Auditoren entsprechen.
Die begründete Ablehnung eines oder der für den Auftrag benannten Auditoren durch den Auftraggeber verpflichtet die SKZ - Cert GmbH zur Auswechslung des oder der Auditoren.
Wenn ein Auditor unmittelbar vor oder während des Audits ausfällt, benennt die SKZ - Cert GmbH im Einvernehmen mit dem Auftraggeber eine Vertretung.
Das gleiche gilt jeweils für Auditoren und Experten, die im Rahmen der Testierung nach Spitzenausgleich-Effizienzsystemverordnung – SpaEfV eingesetzt werden.
4. Informationspflicht der SKZ-Cert GmbH
Die SKZ - Cert GmbH ist verpflichtet, den Auftraggeber für die Dauer des Vertragsverhältnisses über wesentliche Änderungen der Zertifizierungsanforderungen, der Zertifizierungsbedingungen und der Normengrundlagen zu informieren. Dies gilt ebenso bei wesentlichen Änderungen bezüglich der SKZ - Cert GmbH.
5. Mitwirkungs- und Unterlassungspflichten des Auftraggebers
Der Auftraggeber verpflichtet sich, die zur Durchführung der Prüfung erforderlichen Tätigkeiten der SKZ - Cert GmbH zu unterstützen, insbesondere, ihr die notwendigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig und vollständig zu beschaffen und/oder die Einsichtnahme zu gewähren sowie den erforderlichen Zugang zu verschaffen. Der Auftraggeber benennt ferner einen oder mehrere Ansprechpartner (Auditbeauftragte), die der SKZ - Cert GmbH für sachdienliche Informationen und Entscheidungen zur Verfügung stehen.
Der Auftraggeber ist verpflichtet, einem Witnessaudit (Teilnahme der DAkkS an einem Audit) jederzeit zustimmen.
Der Auftraggeber stellt sicher, dass den Auditoren auf Befragen der Auditbeauftragten und der Mitarbeiter des Auftraggebers von allen Umständen und Vorgängen, die für das Audit von Bedeutung sein können, wahrheitsgemäß Auskunft erteilt wird.
Der Auftraggeber hat alles zu unterlassen, was die Unparteilichkeit der beauftragten Auditoren gefährden könnte.
Der Auftraggeber sollte alle Auditunterlagen sorgfältig aufheben.
Der Auftraggeber verpflichtet sich Zwischenfälle, wie einen schweren Unfall oder einen schweren Verstoß gegen rechtliche Verpflichtungen, die das Hinzuziehen der zuständigen Aufsichtsbehörde erforderlich machen, unaufgefordert der Zertifizierungsstelle zu melden. Auf dieser Grundlage entscheidet die Zertifizierungsstelle über zu ergreifende Maßnahmen. Im Fall nachweislichen Systemversagens (Bsp. Management zur Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit) kann auch eine Aussetzung oder ein Entzug der Zertifizierung erforderlich sein.
6. Terminabstimmung
Die SKZ-Cert GmbH bestätigt schriftlich den mit dem Auftraggeber vereinbarten Audittermin.
7. Vergütung, Preisanpassung, Zahlungsbedingungen
Art und Höhe der Zertifizierungskosten sowie die Kosten der Überwachungsaudits sind im Angebot der SKZ - Cert GmbH genannt. Die genannten Beträge verstehen sich zuzüglich Reisekosten und der geltenden Mehrwertsteuer.
Über Preisanpassungen aufgrund geänderter unternehmensspezifischer Gegebenheiten, insbesondere aus den Erkenntnissen des Audit Stufe 1, bspw. aufgrund veränderter Mitarbeiterzahlen, Änderungen der Umwelt- bzw. Energierelevanz oder Änderungen in der SGA-Gefährdungsklasse (Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit) oder allg. organisatorischer Änderungen (bspw. zusätzliche Standorte, Änderung der Auditmethode bspw. Remote, zusätzliche Audittermine bspw. Nachaudit/Sonderaudit) wird der Auftraggeber durch die SKZ - Cert GmbH rechtzeitig informiert. Gleiches gilt auch bei Änderungen der Norminhalte oder Änderungen in der Norminterpretation.
Die Kosten der Audits richten sich nach der jeweils aktuellen Entgeltliste. Über die Kosten des Re-Zertifizierungsaudits sowie der anschließenden Überwachungsaudits erhält der Auftraggeber rechtzeitig ein Angebot.
Der Auftraggeber erkennt die Entgeltliste in ihrer jeweils gültigen Fassung sowie die Re- bzw. Zertifizierungskosten gemäß dem Angebot der SKZ - Cert GmbH an.
Die SKZ - Cert GmbH ist berechtigt, für die bestimmten Leistungsabschnitte Teilabrechnungen vorzunehmen. Die Rechnungsbeträge sind innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsstellung ohne Abzug zur Zahlung fällig.
Befindet der Auftraggeber sich mit der Zahlung in Verzug, ist die SKZ - Cert GmbH berechtigt - vorbehaltlich eines weiteren Verzugsschadens – Zinsen in Höhe von 5 % p.a. über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 BGB) zu berechnen.
Der Auftraggeber darf nur mit solchen Forderungen aufrechnen, die unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Dem Auftraggeber steht die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.
Wesentliche Kalkulationsgrundlage ist, die vom Auftraggeber übermittelten Mitarbeiterzahl, auf deren Basis das Vollzeitäquivalent (englisch: FTE) bestimmt wird.
Die Ermittlung und Begründung der Auditzeit (QMS/UMS/SGA) basiert auf IAF MD 5. Die Ermittlung und Begründung der Auditzeit (EnMS) basiert auf DIN ISO 50003.
8. Nutzungsrechte
Soweit vertraglich vereinbart, verbleiben sämtliche Rechte an und aus den im Rahmen des Auftrages erstellten, bearbeiteten, zur Einsicht überlassenen und/oder zur Verfügung gestellten Unterlagen, Arbeitspapieren, Hilfsmitteln und Ergebnissen etc. bei der SKZ - Cert GmbH.
Das Kopieren, Vervielfältigen und Veröffentlichen vorbezeichneter Unterlagen, Arbeitspapieren, Hilfsmitteln und Ergebnissen etc. bedarf in jedem Fall der Einwilligung der SKZ - Cert GmbH.
Der Inhaber des SKZ - Cert GmbH Zertifikates darf dies ohne jegliche Änderungen als Originalkopie nutzen. Veröffentlichungen jeder Art, bei denen das Zertifikat modifiziert dargestellt wird, bedürfen der schriftlichen Einwilligung durch die SKZ - Cert GmbH.
Der Inhaber des SKZ - Cert GmbH Zertifikates erhält nach Zertifikatserteilung das Logo der SKZ - Cert GmbH in elektronischer Form. Das Logo darf in den vorgestellten Varianten verwendet werden, um auf Geschäftspapieren, Visitenkarten oder Werbebroschüren auf die Zertifizierung hinzuweisen. Layout-Entwürfe sind ggf. mit der SKZ - Cert GmbH abzustimmen. Das Zertifikat/Zeichen darf nicht auf Produkten oder Produktverpackungen angebracht werden. Weiterhin darf durch die Nutzung des Zertifikats/Zeichens nicht der Anschein erweckt werden, das Zertifikat beziehe sich auf die Konformität eines Produktes. Das Logo der SKZ - Cert GmbH mit dem Hinweis auf die erfolgte Zertifizierung darf nicht auf Kalibrierscheinen, Laborprüfberichten oder Inspektionsberichten verwendet werden, da die Berichte in diesem Zusammenhang als Produkte gelten.
Durch Unterlagen und Dokumente, die mit dem Zertifizierungszeichen versehen sind, darf nicht stillschweigend angedeutet werden, dass die Zertifizierung auch für Tätigkeiten gilt, die außerhalb des Geltungsbereichs der Zertifizierung liegen.
Es dürfen keine irreführenden Angaben bezüglich der Zertifizierung und/oder Testierung nach SpaEfV gemacht werden oder dies gestattet werden. Zertifizierungsdokumente oder Teile davon dürfen nicht in irreführender Weise verwendet werden. Einer solchen Verwendung darf auch nicht zugestimmt werden.
Bei Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung ist vom Zertifikatsinhaber sicherzustellen, dass alle Dokumente, die mit einem Hinweis auf die Zertifizierung versehen sind, eingezogen und nicht mehr verwendet werden. Wenn sich der Geltungsbereich der Zertifizierung reduziert, müssen die Dokumente und Werbematerialien mit Hinweisen auf die Zertifizierung entsprechend korrigiert werden.
Die Zertifizierung und/oder Testierung darf vom Zertifikatsinhaber nicht in einer Art und Weiseverwendet werden, die die Zertifizierungsstelle und/oder das Zertifizierungssystem in Misskredit bringen und das öffentliche Vertrauen verloren geht.
Eine Weitergabe des Auditberichts an Dritte ist nur als Ganzes erlaubt.
9. Gewährleistung
Die Parteien sind sich darüber bewusst, dass die Beseitigung eines Mangels von der jeweiligen Fehlerart abhängig ist. Die SKZ - Cert GmbH verpflichtet sich, einen von ihr begangenen Fehler innerhalb einer angemessenen Frist auf ihre Kosten zu beheben oder eine Zwischenlösung zu finden. Kommt die SKZ - Cert GmbH dieser Verpflichtung nicht nach, kann der Auftraggeber eine angemessene Nachfrist setzen. Verstreicht diese Frist, ohne dass der Fehler beseitigt worden ist, kann der Auftraggeber gemäß den gesetzlichen Vorschriften Herabsetzung der Vergütung verlangen oder von dem Vertrag zurücktreten.
Nicht unter die Gewährleistungspflicht fallen Mängel, die der Auftraggeber zu vertreten hat, insbesondere, wenn sie auf fehlender bzw. unzureichender Mitwirkung seitens des Auftraggebers beruhen.
10. Haftung
Schadensersatzansprüche gegen die SKZ - Cert GmbH sowie deren Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen, gleich aus welchem Rechtsgrund (insbesondere Verletzung von Pflichten bei Vertragsverhandlungen, Verzug, Gewährleistung, positiver Vertragsverletzung, Unmöglichkeit, unerlaubte Handlung) sind ausgeschlossen, soweit der SKZ - Cert GmbH oder deren Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit oder anfängliches Unvermögen zu Lasten fällt oder eine zugesicherte Eigenschaft fehlt. Eine zugesicherte Eigenschaft liegt nur dann vor, wenn sie ausdrücklich als „zugesicherte Eigenschaft“ bezeichnet ist.
Die SKZ - Cert GmbH haftet bei leichter Fahrlässigkeit nur bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, auf deren Erfüllung der Auftraggeber in besonderem Maße vertrauen darf. Bei leicht fahrlässiger Verletzung nicht wesentlicher Vertragspflichten haftet die SKZ - Cert GmbH nur in Höhe des typisch vorhersehbaren Schadens. Für mittelbare Schäden, Mangelfolgeschäden und entgangenen Gewinn haftet die SKZ - Cert GmbH nicht.
Der typischerweise vorhersehbare Schadensumfang wird auf den Betrag der Betriebshaftpflichtversicherung der SKZ - Cert GmbH begrenzt. Auf Verlangen wird dem Auftraggeber Einsichtnahme in die Versicherungspolice gewährt.
Ist der Auftraggeber der Auffassung, dass der vorhersehbare Schaden durch die bei Auftragserteilung aktuelle Deckungssumme der Betriebshaftpflichtversicherung nicht ausreichend abgedeckt wird, muss er die SKZ - Cert GmbH darüber informieren. Die SKZ - Cert GmbH wird dann eine Zusatzversicherung in der vom Auftraggeber gewünschten Höhe abschließen, der Auftraggeber trägt die zusätzlichen Versicherungskosten. Diese Regelungen gelten entsprechend für die Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen der SKZ - Cert GmbH.
11. Freistellungsverpflichtung
Der Auftraggeber stellt die SKZ - Cert GmbH von solchen Ersatzansprüchen frei, die Dritte wegen der Verwendung der Begutachtungs-, Validierungs-, Prüfungs- und Zertifizierungsergebnisse durch den Auftraggeber gegen die SKZ - Cert GmbH erheben.
Diese Freistellungsverpflichtung entfällt, soweit der Anspruch des Dritten auf einer Vertragsverletzung der SKZ - Cert GmbH beruht, für welchen die SKZ - Cert GmbH gemäß Pkt. 10 haftet.
12. Vertraulichkeit, Datenschutz
Die SKZ - Cert GmbH verpflichtet sich zeitlich unbegrenzt, sämtliche Daten und Unterlagen, die sie zur Durchführung des Vertrages vom Auftraggeber erhält und die ihr gegenüber als vertraulich bezeichnet werden, vertraulich zu behandeln.
Die SKZ – Cert GmbH ist unter Beachtung der DSGVO berechtigt, persönliche und wirtschaftliche Daten des Auftraggebers zu speichern und zu verarbeiten. Es gelten die entsprechenden Datenschutzhinweise auf der Webseite des SKZ.
Die SKZ - Cert GmbH ist weiterhin zeitlich unbegrenzt verpflichtet, Auditberichte und sonstige schriftliche Äußerungen über die Ergebnisse ihrer Tätigkeit vertraulich zu handhaben und an Dritte nicht weiterzugeben.
Ausnahmen hiervon bilden Akteneinsichtsrechte, Informations- und Teilnahmerechte der DAkkS sowie normative oder gesetzliche Vorgaben. So hat die DAkkS u.a. das Recht, Berichte der SKZ - Cert GmbH über einzelne Auditverfahren einzusehen, an Witnessaudits teilzunehmen oder allgemein Informationen über abgeschlossene bzw. laufende Auditverfahren des Auftraggebers bei der SKZ - Cert GmbH einzuholen. Dies gilt auch für Auftraggeber in Drittstaaten.
Wenn die Zertifizierungsstelle gesetzlich verpflichtet oder vertraglich dazu berechtigt ist, vertrauliche Informationen offen zu legen, so muss der betreffende Auftraggeber oder die betreffende Person, sofern nicht gesetzlich verboten, über diese Offenlegung Information unterrichtet werden.
Beide Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen vertraulich zu behandeln.
13. Informationspflicht des Auftraggebers nach Erteilung des Zertifikats
Der Auftraggeber verpflichtet sich, nach Erteilung des Zertifikats unverzüglich die SKZ - Cert GmbH über alle wichtigen Änderungen seines Managementsystems zu unterrichten, die eine Neubeurteilung ggf. im Rahmen eines Sonderaudits (Punkt 15.6) zur Folge haben. Die Zertifizierungsstelle muss angemessene Maßnahmen, die dem Auftraggeber schriftlich mitgeteilt werden, ergreifen.
Weiterhin hat der Zertifikatinhaber des SKZ - Cert GmbH wichtige Änderungen der Firmenorganisation, die Einfluss auf sein Managementsystem haben könnten, wie Übernahme der Firma durch ein anderes Unternehmen, Geschäftsaufgabe (auch von einzelnen Standorten), Reduzierung bzw. Erweiterung einzelner auditierter Geschäftsbereiche, Tochtergesellschaften u. ä. mitzuteilen. Hierzu gehören auch Informationen zur Änderung der umwelt- bzw. energierelevanten Standortsituation oder gravierende Änderungen in der Gefährdungsbeurteilung des Unternehmens.
Aufzeichnungen über Beschwerden und Mitteilungen interessierter Kreise sowie die daraus resultierenden Maßnahmen sind der SKZ - Cert GmbH auf Anforderung vorzulegen.
14. Beurteilungsgrundlage und deren Änderung
Der Auftraggeber legt fest, nach welcher Norm sein Managementsystem beurteilt werden soll. Während des Zertifizierungsverfahrens kann er diese Festlegung im Einvernehmen mit der SKZ - Cert GmbH ändern.
Nach Erteilung des Zertifikats kann innerhalb der Gültigkeitsdauer von drei Jahren die Festlegung ebenfalls geändert werden, wenn das Managementsystem den neuen Bedingungen entspricht und die SKZ - Cert GmbH alle notwendigen Überprüfungen durchgeführt hat. Das neue Zertifikat ist bis zum Ende dieser Gültigkeitsdauer gültig.
15. Audit
15.1 Allgemeines
Das Erstzertifizierungsaudit besteht grundsätzlich aus 2 Stufen: Stufe 1 und 2.
Es werden grundsätzlich schriftliche Auditberichte erstellt und dem Auftraggeber übermittelt.
Das Eigentumsrecht an den Auditberichten verbleibt bei der SKZ-Cert GmbH.
15.2 Audit Stufe 1:
Das Audit Stufe 1 besteht aus einer Unterlagenprüfung mit Bericht sowie einem Audit vor
Ort. Die eingereichten Unterlagen (Managementdokumentation, Verfahrensanweisungen) werden auf Normkonformität geprüft. Sie müssen an den unternehmensspezifischen Änderungsdienst angeschlossen werden.
Das Audit vor Ort wird durchgeführt, um die Zertifizierungsreife des Unternehmens festzustellen.
Wird keine Zertifizierungsreife festgestellt wird das Zertifizierungsverfahren gestoppt.
Ein neues Zertifizierungsverfahren kann beantragt werden.
15.3 Zertifizierungsaudit (Audit Stufe 2)
Das Zertifizierungsaudit wird durchgeführt, um die Übereinstimmung des Managementsystems mit der jeweiligen Norm überprüfen zu können und um die Anwendung des dokumentierten Systems beurteilen zu können. Grundsätzlich werden hierbei alle betreffenden Standorte des Unternehmens begutachtet; ggf. kann ein Stichprobenverfahren genutzt werden. Das Auditieren befristeter Standorte ist generell möglich und richtet sich danach, wie hoch die Risiken sind, dass das Managementsystem die Produkt- und Serviceergebnisse und die damit verbundenen Auswirkungen auf den Betrieb der Organisation nicht mehr steuern kann.
Bei der Zertifizierung von Managementsystemen kann das Audit erst stattfinden, wenn es nachweislich seit mindestens 3 Monaten wirksam in Betrieb ist, mindestens ein interner Auditzyklus durchlaufen ist und ein dokumentiertes Management-Review vorliegt.
15.4 Überwachungsaudit
Das Überwachungsaudit findet jährlich während der Gültigkeit des Zertifikates statt und ist eine Grundvoraussetzung für die Aufrechterhaltung des Zertifikates. Das erste Überwachungsaudit nach einer Erstzertifizierung muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Zertifizierungsaudit stattfinden; das zweite Überwachungsaudit sollte 21 – 27 Monate nach dem Zertifizierungsaudit stattfinden. Mindestens jedoch einmal im Kalenderjahr.
Stichtag ist jeweils der Tag des Zertifizierungsentscheids.
Für die Behebung von Abweichungen muss die 3-Monatsfrist, abhängig vom letzten Tag des Audits (Überwachung) eingehalten werden. Falls die 3-Monatsfrist bei einem Überwachungsaudit verletzt wird, muss das Zertifikat ausgesetzt werden.
In begründeten Fällen können Fristen auf max. 6 Monate verlängert werden.
Entsprechend müssen Abweichungen spätestens bis zum nachfolgenden Audit (falls der Abstand zum Folgeaudit weniger als 6 Monate beträgt) behoben sein.
15.5 Re-Zertifizierungsaudit
Das Re-Zertifizierungsaudit findet rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats statt und ist für dessen Verlängerung erforderlich. I. d. R. besteht das Re-Zertifizierungsverfahren aus einem Audit Stufe 2. Bei wesentlichen Änderungen kann ein Audit Stufe 1 erforderlich werden. Die Entscheidung trifft die SKZ - Cert GmbH.
Werden beim Re-Zertifizierungsaudit Abweichungen festgestellt gilt die 3-Monatsfrist. Nach nachweislicher Abweichungsbehebung erhält der Auftraggeber ein Zertifikat mit Restlaufzeit.
Findet das Re-Zertifizierungsaudit nicht vor Ablauf des Zertifikates statt, so ist ein komplett neues Zertifizierungsverfahren mit erhöhtem Aufwand erforderlich.
15.6 Nachaudit / Sonderaudit
Werden beim Zertifizierungs-, Überwachungs- oder Wiederholungsaudit wesentliche Mängel festgestellt, so kann durch die SKZ - Cert GmbH ein Nachaudit oder ein Sonderaudit stattfinden. Gründe für die Durchführung eines Nachaudits sind unter anderem die Beurteilung der Behebung von Abweichungen aus einem vorangegangenen Audit vor Ort.
Gründe für die Durchführung eines Sonderaudits sind bspw. Eigentümerwechsel, stark veränderter Personalbestand, Neubau, Umbau, neue Anlagen, Beschwerden/Einsprüche, schwerer Unfall oder schwerer rechtlicher Verstoß gem. Abschnitt 5 (s.o.).
15.7 Testierungsaudit
Das Testierungsaudit wird jährlich durchgeführt, um die Übereinstimmung des Systems mit den Anforderungen für Alternative Systeme nach Anlage 2 SpaEfV bei KMU für das laufende Kalenderjahr überprüfen zu können. Dies umfasst die Auditvorbereitung sowie ein Audit vor Ort mit Prüfung der Dokumentation im Wechsel mit einer reinen Dokumentenprüfung. Im Anschluss an das Audit wird vom Auditleiter ein schriftlicher Auditbericht erstellt.
15.8 Remote-Audit (Fernbegutachtung)
Ein Remote-Audit ist grundsätzlich gleichwertig zu einem Audit vor Ort.
Zertifizierungsverfahren, die bestimmten Voraussetzungen (Kriterien) entsprechen, können zu einem definierten %-Anteil mit einem Remote-Audit abgedeckt werden (Remote regulär).
Unter besonderen Umständen, z. B. in Krisenzeiten wie etwa im Fall der COVID-19 Pandemie, kann die Remote-Auditmethode zum Einsatz kommen, um die Audittätigkeiten fristgemäß fortführen zu können. Der Anteil eines Remote-Audits in Krisenzeiten (Remote krisenmodus) basiert auf einer vorausgehenden Einschätzung zum Risiko für das zu zertifizierende Unternehmen (Zertifizierungsrisiko).
Für die Wahl der Remote-Auditmethode sind die Einsatzmöglichkeiten von Kommunikationstechnologien entscheidend und können die Zertifizierungsentscheidung beeinflussen. Unter optimalen Bedingungen (Einsatz von störungsfreier Informations- und Kommunikationstechnologie) ist die Remote-Auditmethode als Alternative zur Vor-Ort-Auditmethode anzusehen und für nahezu alle Prozesse anwendbar. Eine Bewertung der Auditmethode erfolgt im Auditbericht.
Beide Remote-Auditmethoden (krisenmodus und regulär) sind als Verfahren beschrieben.
16. Zertifikat
Das Zertifikat kann erst ausgestellt werden, wenn alle während des Zertifizierungsverfahrens festgestellten Abweichungen behoben wurden, das Auditteam die Zertifizierung empfiehlt und das Zertifizierungsgremium seine Zustimmung erteilt. Über die Erteilung des Zertifikats entscheidet das Zertifizierungsgremium. Der Auftraggeber kann jederzeit Einspruch gegen das Urteil des Zertifizierungsgremiums einwenden (siehe Punkt 18).
Ein Muster des von der SKZ - Cert GmbH ausgestellten Zertifikates ist auf Wunsch erhältlich. Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von 3 Jahren, wenn die Überwachungsaudits mit positivem Ergebnis abgeschlossen werden. Die Gültigkeit des Zertifikats kann nach Durchführung eines Re-Zertifizierungsaudits um weitere 3 Jahre verlängert werden. Gravierende Abweichungen, Beschwerden und Einsprüche können auch zur Aussetzung eines Zertifikats führen. Die Entscheidung trifft der Leiter der Zertifizierungsstelle. Die Aussetzung eines Zertifikates kann max. 6 Monate gültig bleiben. Danach ist ein erneutes Erstzertifizierungsverfahren erforderlich.
16.1 Verbundverfahren
Werden im Rahmen einer Verbundzertifizierung bei Überwachungen in der Zentrale oder einem bzw. mehreren Standorten wesentliche Mängel festgestellt, so wird durch die SKZ - Cert GmbH das Aussetzen bzw. der Entzug der Zertifizierung für die gesamte Unternehmensgruppe eingeleitet. Zertifikate im Rahmen von Neu- oder Re-Zertifizierungen können erst dann erteilt werden, wenn an allen Standorten einschließlich der Zentrale keine offenen Abweichungen mehr vorliegen. Weiterhin kann aus wichtigem Grund der Stichprobenumfang im Rahmen von Überwachungen oder Re-Zertifizierungen verfahrensbezogen erhöht werden. Die Gründe hierfür sind bei der SKZ - Cert GmbH einzusehen.
16.2 Testat
Das Testat für ein Kalenderjahr kann erst ausgestellt werden, wenn alle während des Zertifizierungsverfahrens festgestellten Abweichungen bis spätestens 31.12. des aktuellen Jahres behoben wurden.
17. Liste der Zertifikate
Die SKZ - Cert GmbH führt eine Liste der Zertifikatinhaber, die allen Interessenten zugänglich und im Internet unter www.skz.de veröffentlicht ist. Weiterhin wird eine Liste der ausgesetzten/entzogenen Zertifikate geführt, die jedoch nicht im Internet veröffentlicht wird und auf Anfrage in der SKZ - Cert GmbH von der interessierten Öffentlichkeit eingesehen werden kann. Die Zustimmung dazu wird mit der Beauftragung des Zertifizierungsverfahrens erteilt.
18. Einsprüche und Beschwerden
Grundsätzlich haben die interessierte Öffentlichkeit und der Auftraggeber das Recht, Einwände und Beschwerden über das Managementsystem des Auftraggebers, über Zertifizierungsentscheidungen oder die Durchführung eines Zertifizierungsverfahrens der Zertifizierungsstelle schriftlich (formlos) zu melden. Für die Bearbeitung der Beschwerden/Einsprüche hat die Zertifizierungsstelle ein Beschwerdegremium (Ausschuss) eingerichtet, das die einzelnen Beschwerden/Einsprüche nach einem festgelegten Verfahren bearbeitet. Dieser unabhängige Ausschuss (keine am Beschwerdeverfahren beteiligte Person) entscheidet auf Wunsch in Anwesenheit des Beschwerde- bzw. Einspruchsführers über den Sachverhalt. Der Beschwerdeführer erhält spätestens 4 Wochen nach Eingang der Beschwerde/des Einspruchs eine Nachricht über den aktuellen Stand seiner Beschwerde/Einspruchs.
19. Vertragslaufzeit, Kündigung, Aussetzung, Entzug und Rückgabe des Zertifikates
Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Der Vertrag kann von beiden Parteien ohne Frist und jederzeit während der Zertifikatslaufzeit schriftlich gekündigt werden.
Ab dem Zeitpunkt der Kündigung endet das Zertifikat, welches die SKZ - Cert GmbH dem Auftraggeber mit dem Kündigungsschreiben bestätigt. Im Falle der Kündigung ist das Zertifikat der SKZ - Cert GmbH zurückzugeben.
Ist ein Zertifikat noch nicht erteilt worden, kann der Auftraggeber den Vertrag jederzeit unter Einhaltung einer Frist von 1 Monat schriftlich kündigen.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.
Wichtige Gründe sind insbesondere:
- Verschweigen von wesentlichen Änderungen des Managementsystems,
- wesentliche, bei einem Audit festgestellte Mängel, die nicht behoben werden,
- nicht fristgerechte Durchführung des Überwachungsaudits,
- Verstöße gegen die dem Auftraggeber obliegende Mitwirkungs- und Unterlassungspflichten,
- unzulässige Werbung mit dem Zertifikat/Zeichen,
- vertragswidrige Weitergabe von Formularen der SKZ - Cert GmbH an Dritte oder
- Zahlungsrückstand trotz Mahnung.
Hierbei liegt es im Ermessen der SKZ - Cert GmbH, zunächst die Gültigkeit des Zertifikates befristet auszusetzen, mit der Folge, dass der Auftraggeber für diesen Zeitraum das Zertifikat nicht verwenden bzw. führen darf. Nach der fristgerechten Beseitigung des Grundes zur Aussetzung, wird die Aussetzung aufgehoben.
SKZ - Cert GmbH hat das alleinige Recht für ihre Entscheidungen in Bezug auf Zertifizierung, einschließlich der Erteilung, Verweigerung, Aufrechterhaltung der Zertifizierung, Erweiterung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung, Erneuerung, Aussetzung oder Wiederherstellung nach einer Aussetzung, oder Zurückziehung der Zertifizierung.
Diese Informationen werden bei Bedarf zur Verfügung gestellt.
Die Rückgabe des Zertifikates ist auch bei der außerordentlichen Kündigung einer Partei für
den Auftraggeber verpflichtend.
Bei einer berechtigten außerordentlichen Kündigung des Vertrages durch die SKZ - Cert GmbH oder bei einer Kündigung des Vertrages durch den Auftraggeber vor Erteilung des Zertifikates ist die SKZ - Cert GmbH berechtigt neben der Vergütung für bisher erbrachte und abgeschlossenen Leistungen eine Aufwandsentschädigung von 10 % der vertraglich vereinbarten Zertifizierungskosten für Vorleistungen auf die nächsten Verfahrensschritte zu berechnen, es sei denn der Auftraggeber weist nach, dass der SKZ - Cert GmbH kein oder ein geringerer Schaden entstanden ist.
Gleiches gilt im Falle eines Rücktritts durch den Auftraggeber.
19.1 Testierungsvertrag
Der Testierungsvertrag gilt unbefristet. Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von drei Monaten schriftlich gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.
Wichtige Gründe sind insbesondere:
- das Unternehmen ist kein KMU mehr,
- nicht fristgerechte Durchführung der Testierung,
- Verstöße gegen die dem Auftraggeber obliegende Mitwirkungs- und Unterlassungspflichten,
- vertragswidrige Weitergabe von Formularen der SKZ - Cert GmbH an Dritte oder
- Zahlungsrückstand trotz Mahnung.
20. Nebenabreden
Ergänzungen, Änderungen oder Nebenabreden zu diesen Bedingungen bedürfen zu ihrer
Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.
Erklärungen der Mitarbeitenden der SKZ - Cert GmbH bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der schriftlichen Bestätigung der SKZ - Cert GmbH, soweit es sich nicht um vertretungsbefugte Gesellschaftsorgane oder Prokuristen handelt. Mit Ausnahme der zuletzt genannten haben die Mitarbeiter der SKZ - Cert GmbH keine Abschlussvollmacht und sind nur zur Entgegennahme schriftlicher Erklärung befugt.
21. Gerichtsstand, Schlussbestimmung
Ausschließlicher Gerichtsstand gegenüber Vollkaufleuten ist der Sitz der SKZ - Cert GmbH. Es bleibt der SKZ - Cert GmbH unbenommen, den Auftraggeber an einem anderen gesetzlichen Gerichtsstand zu verklagen.
Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, wird die Gültigkeit der übrigen Bedingungen nicht berührt.
22. Inkrafttreten
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Zertifizierung von Managementsystemen treten mit dem 01.04.2022 in Kraft. Ältere Prüfungssätze verlieren zu diesem Zeitpunkt ihre Gültigkeit.
